1、倾听谈话。过激的反应并不是我们想要的最终结果,对方如果有过激言论时,你可以暂时保持沉默,倾听他的讲话,仔细分析他所说的话,考虑怎么来回应他。
2、反应不反抗。沟通时,不管对方的反应如何,我们尽量保持清醒的意识、平和的心态、礼貌和亲切的态度,不随意使用对抗性的语言,打断别人的谈话。在听完对方的讲话后,提出自己的疑问,并且明确地表达自己的观点。
3、明了对方意图。对方的意图、信仰和关注的事情,这些都隐藏在激烈言辞的背后。通过询问对方“你是否关心某某事情?你最关心的事情是什么?”之类的问题,不仅转变了谈话的内容,也可以洞悉对方的真实想法,继而把谈话拉到正题上来,掌握谈话的主动权。
4、说明沟通目的。平息争辩的一个方法是,表明自己的谈话态度,例如,“我认为这次谈话的目的不是争论,而是互相交流想法,对谈论的事情做出决定。”
5、延期交流。如果不能将谈话拉回正轨,最好建议延期再沟通,让双方都能稍稍冷静。
6、表达谢意。不管双方的交流是否有成效,都要向对方诚实、积极的交流表示感谢,这也是为下一次的沟通打好基础。
由于组织中所有成员的知识经验或职位工种的不同,对同一消息可能有不同的理解和看法,因此我们在进行沟通时应力求表达清楚,传递准确,避免盲目下结论而误导对方,以提高沟通的效果,提高效率,有实验表明,信息每传递一次要损失信息的30%,职工只记得他接收到的信息的50%,领导只记得60%,因此应尽量避免信息在传递过程中的损失,以提高沟通效率,有调查表明,由于缺乏有效的沟通误解或误会而造成的工作效率低下,重复性工作或扯皮推诿现象的60%以上,由此可以看出沟通在提高团队工作效率中的地位。同时在沟通的过程中应尽量消除对方(尤其是下级)的顾虑,做到坦诚相待。