客户服务体系的作用和关键流程
客户服务体系的作用和关键流程

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客户服务体系的作用和关键流程

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客户服务体系的作用:

支撑市场公关工作。当市场部或公关部做 C 端活动或产品调研,比如首单优惠、会员分享会,最初由业务部门主导。等到活动发布,客服团队就开始行动,提供面向用户的活动信息咨询服务。这要求客服了解市场公关工作。

丰富用户档案体系。用户在线咨询或预约上门服务等等时,可能没有在平台上留下各种偏好等资料。客服可以与用户沟通,在后台完善用户档案。

集优化建议。公司内部员工因为太了解产品流程,做产品测试时不容易犯用户可能犯的错误,很难真实模拟用户。此时,客服就成了最重要的优化建议信息来源。比如,客服接到用户的电话咨询:产品介绍上的这个功能我没看懂,这个服务到底包不包含……客服再把相关问题反馈给产品部门,由他们来优化产品介绍和功能展示。

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如何搭建客服体系?

定位确定之后,接下来怎么做?

Step 1 : 细化岗位需求。

岗位需求根据客服团队所需承担的职能确定,人员数量根据业务量确定。一般而言,与用户关系最密切的客服需求是在线咨询、上门接待、电话客服,其次是资料审核、留言回复、信息安全的保障。

因业务和模式不同,不同公司的客服需求也会有差异。比如,世纪佳缘有个重要的客服团队——网络安全团队。他们负责用户的信息安全,和交友中的骗子、酒吧托儿等人斗智斗勇。

对客服的招聘和培训主要看公司的业务需要。

如果客服团队人数多,加上客服团队流动性较大,可以在HR 团队里单独拎出一个客服招聘团队,或在客服团队内部组建专门的招聘小组,进行频繁的笔试、面试、入职、离职等工作。

Step 2 :细化人员配置、设备配置以及平台支撑

人员配置指需要多少人,设备配置指交换机、设备人员补充、电话之类。平台支撑指我们是否需要为客服做一套中控系统,还是现有系统就符合要求。

决定客服人员配置及设备配置的,主要是如下 6 个因素:

1、客户群体数量。客户多客服就多。

2、外部需求数量。这决定你需要一个呼叫中心,还是正常客服团队。

3、专业要求高低。这对客服能力要求、招聘客服的职位描述都有所不同。

4、实时性要求高低。举打车软件的例子,相比 Uber,滴滴对客户服务的即时性要求较高,因此有客服电话。而 Uber 只提供了邮件沟通这个渠道,回复不一定及时。因此,如果你希望用户有问题随时能找到我,同时需要在线咨询和电话客服;如果对实时性要求不高,在线客服、留言反馈就可以。

5、客服的工作时间要求。多数岗位的客服都是 7×24 小时的,因此至少一天要排 3 班,每周至少余出一个班才能倒过来。

6、业务耦合度高低。如果耦合度不高,比如客服只提供咨询服务,用微信号等方法就可以提供 24 小时咨询,无需与大后台建立联系;如果客服的工作跟业务耦合度非常高,比如客服需通过相关系统帮助用户进行下单、取消订单等操作,建议自建第三方平台或做接口,给客服提供相应功能。

Step 3 :明确岗位在业务流程中的角色

产品上线、数据分析、现有业务评估、产品改进……客服在不同的业务流程中扮演不同的角色。

以非付费类的产品为例,上线了新产品或新功能,从发布到后期不断更新迭代,整个流程可以分为两个阶段。

第一个阶段是洞察,客服的角色主要是:

1,产品咨询/信息采集,业务组通过电话、在线、接待团队接受用户咨询、解答疑问,对产品的意见和建议进行采集;

2,信息/数据的整理和分析,进行 BUG 收集等工作,并把信息和反馈提交给相关的产品或运营团队,进行初步分析;

第二个阶段执行,客服的角色主要是:

1,产品上线前,培训组或业务组对客服进行业务并及时更新产品 FAQ;

2,产品上线后,客服团队进行反馈和跟踪,复现情况搜集。

Step 4 :确定客服岗位所需的流程

确定两到三个月的工作流程。每个公司根据业务不同,工作流程不尽相同,总体而言,下面四个方面比较重要:

第一,确定部门组织结构。总结构由客服的关键岗位和人员配置决定。比如,2 位电话客服,1 位在线客服,再加一个客服小组长带领手下的三个人。如果在线客服 10 个人,电话客服 20 个人,可能两个组各需要一个 Leader,整个客服团队还需要一个大 Leader。

第二,划分各个岗位的工作职责。做什么、担任什么角色、起什么作用。

第三,把用户的每个需求点都计划出来,变成可执行的工作流程。从接到用户请求到完成服务的整个过程,用流程图标出客服需要做哪些事。

比如,用户借助客服进行人工下单,客服要问出哪些信息,在什么平台上如何操作,在什么地方报错,什么样的提示代表下单成功,用户要退款,客服要知道怎么核定,怎么进行退款申请,在退款申请的过程中还会涉及到哪些部门,这些部门会什么时间点进行处理,一切都需要一清二楚。

第四,通过业务培训文档、知识库,对业务进行详尽描述。衍生出来要做的是 FAQ——用户可能问的问题和话术。客服解答用户疑问时,不能把知识库的东西直接搬过来,需要一些引导,例如当用户体验产品时出现异常情况情绪急躁,客服先要进行安抚。

当业务有变化,或发现有些用户问题客服团队解释不了时,客服管理者就要及时更新 FAQ。

所有流程全都确定后,才做后续的培训和上岗工作。

以上主要是一个客服岗内部的工作流程,对于跨部门的协作流程,比如工单的流转,会涉及到其他部门的合作处理,也需要详尽的流程规范。

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